Datenschutz bei der Hausverwaltung: Was geschieht mit den Daten?

Das Thema Datenschutz für Hausverwaltungen und Immobilienbewirtschafter wird spätestens mit Einführung der neuen Datenschutzgesetzgebung im September 2023 grosse Relevanz erhalten. Für Mietende stellt sich dabei die Frage, was mit ihren Daten geschieht und wie sie diese schützen können. Lesen Sie, welche datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelten.

Ob es um die Beauftragung von Handwerkern oder die Verwaltung von Mieteinnahmen geht; Hausverwaltungen und Bewirtschafter speichern und verarbeiten in ihrem Tagesgeschäft unterschiedliche personenbezogene Daten, die nach den neuen, im September in der Schweiz in Kraft tretenden Bestimmungen viel stärker geschützt sind als bisher. Nicht nur nach dem neuen eidgenössischen Datenschutzgesetz, sondern insbesondere nach der seit Mai 2018 in Kraft getretenen DSGVO, bei der der Schutz personenbezogener Daten für EU-Bürger im Zentrum steht. In gewissen Situationen kommen sowohl das neue eidg. Datenschutzgesetz als auch die DSGVO zur Anwendung. Im Unterschied zur europäischen Gesetzgebung ist in der Schweiz die private Person oder das Bundesorgan verantwortlich, die oder das allein oder zusammen mit anderen über den Zweck und die Mittel der Bearbeitung entscheidet. Der Verantwortliche ist verpflichtet, die Datenbearbeitung nach den Grundsätzen von Treu und Glauben, Rechtmässigkeit, Zweck, Richtigkeit, Datensicherheit und Privacy by Default & Design, technisch und organisatorisch so auszugestalten, dass die Datenschutzvorschriften eingehalten werden können. Die Grundsätze des Verantwortlichen sind in Art. 6 ff. nDSG klar umschrieben. Eine Verletzung hat zudem eine strafrechtliche Verantwortlichkeit gemäss Art. 60 ff. nDSG zur Folge.

Diese Daten hat die Hausverwaltung von Ihnen

Der Begriff personenbezogener Daten wird in Art. 4 DSGVO und Art. 5 nDSG definiert. Demnach sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Hausverwaltungen und Bewirtschafter von Immobilien arbeiten in ihrem Tagesgeschäft mit zahlreichen personenbezogenen Daten ihrer Mieter. Hierzu zählen zum Beispiel:

• Name
• Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Kontoverbindungen
• Inkasso, Sozialhilfe-Informationen
• Strom- & Wasserverbrauch etc

Diese Daten werden von Hausverwaltungen unter anderem für die Organisation der Mieteinnahmen, Mahnungen und Jahresabrechnungen gespeichert. Aber auch für die Betreuung der Dienstleister sind Zugriffe auf personenbezogene Daten notwendig. Wenn Dritte involviert sind, stellt sich zudem die Frage, ob die Daten der Mieter von der Hausverwaltung weitergegeben werden dürfen.

Dürfen Daten an Dritte wie Handwerker weitergegeben werden?

Wenn eine Reparatur in der Wohnung ansteht, meldet der Mieter den Mangel grundsätzlich zuerst der Hausverwaltung. Sie entscheidet im Anschluss, ob sie die Kosten für die Reparatur übernimmt und ein Handwerksunternehmen damit beauftragt. Doch ist es gemäss der Datenschutzgesetzgebung rechtmässig, wenn die Hausverwaltung Name und Telefonnummer ihrer Mieter einfach an das Handwerksunternehmen übermittelt?

Externe Handwerker gelten laut Art. 9 nDSG als Auftragsbearbeiter. Insofern handelt es sich bei der Weitergabe von Kontaktdaten der Mieter um eine Verarbeitung personenbezogener Daten gemäss Art. 5 nDSG. Die Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf dabei jedoch stets einer Rechtsgrundlage. Folgende Gesetzesartikel kommen hierfür infrage:

• Art. 6 Abs. 6 nDSG Einwilligung

Nach vorgängiger Zustimmung des Mieters ist es der Hausverwaltung erlaubt, personenbezogene Daten weiterzugeben. Dabei kann Einwilligung für einen konkreten Fall erteilt werden oder es kann eine General-Einwilligung eingeholt werden. Bei der Einholung einer solchen Einwilligung sollte jedoch auf einige Punkte geachtet werden: So ist es insbesondere von zentralster Bedeutung, darauf hinzuweisen, dass die Erklärung freiwillig und widerruflich erfolgt. Ausserdem muss die Formulierung so konkret wie möglich sein, um Unstimmigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden.

Die Datenverarbeitung ist zulässig, wenn sie für die Erfüllung berechtigter Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist – insofern die Interessen des Betroffenen nicht überwiegen. Hiernach kann die Weitergabe von personenbezogenen Daten auch ohne eine gesonderte Einwilligung der Mieter unter Umständen gerechtfertigt sein. Sie birgt jedoch auch Unsicherheiten bezogen auf die Auslegung berechtigter Interessen.

Beachte: Zwischen dem Mieter und dem Vermieter besteht zwar ein Mietverhältnis, wonach der Vermieter auch verpflichtet ist, die Mietsache (Wohnung) in ordnungsgemässem Zustand zu erhalten. Allerdings ist beispielsweise die Weitergabe der Telefonnummer nicht zwingend erforderlich, um die Verpflichtungen aus dem Mietvertrag erfüllen zu können. Die blosse Erreichung des Zwecks ist daher nicht ausreichend.

Grundsätzlich sollten Hausverwalter ihre Mieter ausreichend informieren. Schon bei Vertragsabschluss müssen Mieter über den Datenschutz aufgeklärt werden.

Der Datenschutz ist für Hausverwalter und Mieter ein wichtiges Thema. Während die Verarbeitung personenbezogener Daten im Tagesgeschäft unumgänglich ist, haben beide Parteien ein Interesse daran, dass alle Rechte und Pflichten gewahrt sind. Mit der Einführung des neuen Datenschutzgesetzes ist für Hausverwaltungen und Bewirtschafter anfänglich ein erheblicher Mehraufwand verbunden. Es ist in diesem Zusammenhang darauf hinzuweisen, dass der Schutz der persönlichen Daten als Grundrecht bereits in der Bundesverfassung in Art. 13 Abs. 2 geregelt ist, in dem explizit erwähnt wird, dass jede Person Anspruch auf Schutz vor Missbrauch ihrer persönlichen Daten geniesst.