Konsequenz für die Immobilienwirtschaftung

Die Digitalisierung hält auch Einzug in die Immobilien-Bewirtschaftung. Damit spielt auch der Datenschutz von personenorientierten Daten eine grosse Rolle; spätestens mit Einführung des Datenschutzgesetzes per September 2023 in der Schweiz.

Was ist Datenschutz in der Immobilienbewirtschaftung?
Grundsätzlich soll der Datenschutz sicherstellen, dass jede Person über die Verwendung ihrer persönlichen Daten selbst bestimmen kann. In Anlehnung an die europäischen Datenschutzbestimmung DSGVO ist das schweizerische Datenschutzgesetz, kurz DSG, entstanden. Darin wird die Bearbeitung und Verwendung von Personendaten durch Personen und Unternehmen geregelt.
Zu den Personendaten zählen alle Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen. Das betrifft die Beschaffung, Speicherung, Aufbewahrung, Verwendung, Veränderung, Bekanntgabe, Archivierung, Löschung und Vernichtung von Daten. Das DSG regelt somit sämtliche Aktivitäten und Handlungen im Zusammenhang mit Personendaten.
Das neue Datenschutzgesetz erlaubt grundsätzlich die Bearbeitung von personenorientierten Daten, sofern es die Bestimmungen im DSG einhält und den Grundsatz der Zweckbindung verfolgt. Das heisst, dass Personendaten nur zu einem bestimmten und für die Person erkennbaren Zweck beschafft und bearbeitet werden dürfen. Wenn Daten nicht mehr erforderlich sind, somit der Zweck nicht mehr gegeben ist, sind die Daten zu vernichten oder zu annonymisieren. Dies entspricht dem Grundsatz der Datenminimierung.

Konsequenzen für Bewirtschaftung und Verkauf
Die Daten von Mieter werden durch eine Vielzahl von Teilnehmern für die Bewirtschaftung von Immobilien genutzt: durch den Eigentümer, den Bewirtschafter, das Facility- und Asset-Management, die Handwerker, Netzwerkbetreiber und so weiter.
Welche Bearbeitungen erfolgen durch die erwähnten Teilnehmer, die eine Relevanz zum Datenschutz haben? Das sind: Mieterchecks vor Vertragsabschluss wie Betreibungsauskünfte, Zahlungsbonitäten, Mieterempfehlungen, Lohnauskünfte. Aber auch Nutzerdaten beim Betrieb einer Liegenschaft, Daten bei Zutrittskontrollen, Netzwerkdaten, smarte digitale Lösungen, Personalien, Mieterspiegel oder auch bei der Vermarktung und Ausschreibung von Wohnungen und so weiter.
Insbesondere in der Bewirtschaftung haben die Mieter oft keine Ahnung welche Leistungserbringer, welche personenorientierte Daten erfassen, da die Datenbearbeitung in der Regel nicht koordiniert in einem durchgängigen IT-System über die verschiedenen Teilnehmer erfolgt.
Mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz DSG möchte der Gesetzgeber für jeden Leistungserbringer eine Verpflichtung einführen, über die von ihm bearbeiteten Daten jederzeit Rechenschaft abgeben zu können.
Mit der Einführung werden die Bewirtschafter dazu angehalten, Abläufe, Datenflüsse, die Art der Datenbearbeitung und Speicherorte zu analysieren, um sich datenschutzkonform aufzustellen. Die Mieter sind über sämtliche Bearbeitungen ihrer Personendaten zu informieren.

Mieterspiegel
Beim Verkauf von Liegenschaften werden häufig Mieterspiegel zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit, wie Mietzinsen, Auslastung, Mutationen, Leerstände, Zusammensetzung der Mieterschaft an Kaufinteressenten übergeben.
Sobald Mieterspiegel Personendaten enthalten, kommt das neue Datenschutzgesetz zur Anwendung, und es müssen entsprechende Massnahmen zum Schutz dieser Daten getroffen werden.
Wird für den Verkauf einer Liegenschaft ein Makler beigezogen, wird dieser durch seine Aufgabe zwangsläufig personenorientierte Daten von Kunden, Interessenten und Mietern erhalten und bearbeiten. Nach den neuen Bestimmungen sind Makler deshalb gesetzlich verpflichtet, eine Datenschutzerklärung zu verfassen. In dieser sind die betroffenen Personen darüber zu informieren, welche Daten zu welchem Zweck erhoben und verarbeitet werden und welche Rechte ihnen zustehen.

Immobilien-Vermarktung in der EU
Bei Verkaufs- und Vermietungsangeboten im Internet ist darauf zu achten, ob sich das Angebot auch an Personen in der EU richtet. Falls ja, sind auch die europäischen Bestimmungen der DSGVO zu beachten, diese sind deutlich strenger.

Fazit
Häufig ist sich die Immobilien-Branche nicht bewusst, welche Veränderungen die neuen Datenschutzbestimmungen für Ihre Aktivitäten mitbringen. Die fortschreitende Digitalisierung führt dazu, dass Personen nicht nachvollziehen können, wer, wo und zu welchem Zweck personenorientierte Daten erhoben hat. Die europäischen Union hat hier mit der Einführung der DSGVO 2018 ein Zeichen gesetzt, um personenorienteierte Daten zu schützen. Die Schweiz zieht 2023 nach. Das DSG wird in Zukunft viele Abläufe in der Immobilienbewirtschaftung beeinflussen. So werden datenverarbeitende Stellen sehr viel stärker in der Pflicht genommen, über ihren Umgang mit Personendaten formell wie auch materiell bewusst zu sein.